Einführung Diese Datenschutzerklärung richtet sich an alle Nutzer der digitalen Plattform DokuKlar mit Wohnsitz oder Sitz in der Schweiz. DokuKlar bietet eine strukturierte Lösung zur Speicherung, Organisation und Verwaltung finanzieller Dokumente, einschließlich Belegen, Verträgen, Kontoauszügen und Steuerunterlagen. Diese Erklärung erläutert transparent, wie wir personenbezogene Daten erheben, verarbeiten und schützen – im Einklang mit den kanadischen Datenschutzgesetzen (PIPEDA) sowie der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), unter besonderer Berücksichtigung der Erwartungen des Schweizer Marktes.
Datenschutzrichtlinie
DokuKlar verarbeitet nur die Daten, die für den Betrieb der Plattform und die Erfüllung Ihrer Anforderungen erforderlich sind. Die betroffenen Datenkategorien umfassen:
– Benutzerprofil: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Wohnadresse
– Finanzdokumente: PDF-Dateien, gescannte Dokumente, strukturierte Daten
– Metadaten: Dateikategorie, Erstellungsdatum, Notizen und Schlagworte – Nutzungsinformationen: Login-Zeiten, Geräte-IDs, IP-Adressen
Die Datenverarbeitung dient ausschließlich folgenden Zwecken:
– Sicherer Dokumentenspeicher und strukturierte Ablage
– Erinnerungs- und Benachrichtigungsfunktionen (z. B. Fristen) – Analyse zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit (ausschließlich anonymisiert)
Die Speicherung erfolgt auf Servern mit Standort in der Schweiz oder Kanada, unter Einhaltung strenger Zugriffs- und Löschrichtlinien. Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach gesetzlichen Vorgaben oder individuellen Nutzerentscheidungen.
GDPR: Rechte der Nutzer, Rechtsgrundlagen, Zulässigkeit
Ihre Daten werden gemäß den folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet:
– Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung bei Nutzung der Plattform
– Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung steuer- oder handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten
– Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Ihre freiwillige Einwilligung bei erweiterten Funktionen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wahrung legitimer Sicherheits- und Serviceinteressen
Nutzer haben das Recht auf:
– Auskunft über gespeicherte personenbezogene Daten
– Korrektur unvollständiger oder falscher Angaben
– Löschung personenbezogener Daten, sofern gesetzlich zulässig
– Einschränkung der Verarbeitung
– Übertragbarkeit in maschinenlesbarer Form – Widerspruch gegen Datenverarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen
Anfragen zu Ihren Datenschutzrechten richten Sie bitte schriftlich an: datenschutz@dokuklar.com
Cookie-Richtlinie
4.1. Typen verwendeter Cookies
Die Plattform verwendet ausschließlich essentielle Cookies, um die Funktionalität und Sicherheit zu gewährleisten:
– Session-Cookies: Authentifizierung während der Nutzung
– Sicherheits-Cookies: Schutz vor unautorisierten Zugriffen – Funktionale Cookies: Speicherung Ihrer Spracheinstellungen oder Anzeigepräferenzen
Analyse- und Werbecookies werden nicht eingesetzt.
4.2. Wie Sie Cookies deaktivieren können Sie können Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren. Bitte beachten Sie jedoch, dass bei einer Deaktivierung bestimmte Funktionen, wie der Zugriff auf geschützte Bereiche oder automatische Logins, nicht mehr gewährleistet sind.
Weitergabe an Dritte
Ihre Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben, verkauft oder vermietet. Ausnahmen gelten nur in folgenden Fällen:
– Technische Dienstleister (z. B. Hosting-Provider), die vertraglich zur Einhaltung der Datenschutzgesetze verpflichtet sind
– Gesetzlich verpflichtende Offenlegung gegenüber Steuer- oder Aufsichtsbehörden – Von Ihnen explizit autorisierte Personen (z. B. Steuerberater) über Freigabefunktionen
Datenübermittlungen in Drittstaaten erfolgen nur mit geeigneten Datenschutzgarantien, wie Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüssen.
Sicherheitsmaßnahmen zur Datenspeicherung
Der Schutz Ihrer Dokumente und personenbezogenen Daten hat für uns oberste Priorität. Wir setzen folgende Maßnahmen um:
– Ende-zu-Ende-Verschlüsselung beim Upload und Download Ihrer Daten
– Speicherung in verschlüsselter Form (AES-256)
– Mehrstufige Authentifizierungsverfahren (inkl. Zwei-Faktor-Login)
– Regelmäßige System- und Sicherheitsprüfungen
– Zugriffsbeschränkungen durch rollenbasiertes Berechtigungsmanagement – Protokollierung und Monitoring aller sicherheitsrelevanten Ereignisse
Unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren sich an den Standards der ISO/IEC 27001 und werden laufend aktualisiert.
Datum des Inkrafttretens Diese Datenschutzrichtlinie ist ab dem 24. Juni 2025 gültig. Änderungen werden auf dieser Seite veröffentlicht und bei wesentlichen Anpassungen aktiv über Ihre registrierte E-Mail-Adresse kommuniziert.